Vrijwilligers, hoe vind en behoud je ze?

Verenigingen en stichtingen danken hun bestaansrecht aan de inzet van vele vrijwilligers. De vanzelfsprekendheid om aan de slag te gaan als vrijwilliger lijkt verleden tijd. Hoe ga je daar als vereniging mee om? Hoe maak je vrijwilligerswerk weer leuk en vanzelfsprekend? Hoe vind, begeleid, beloon en behoud je de vrijwilligers? En hoe neem je op een goede manier afscheid als de vrijwilliger besluit te stoppen? Werk je wel of niet met vergoedingen? Zo maar een opsomming van een aantal vragen waarmee besturen van vrijwilligersorganisaties worstelen. 

Op uitnodiging van Voetbalvereniging Diepenheim gingen verenigingen en stichtingen met elkaar in gesprek over dit onderwerp. Onder begeleiding van Monique Hampsink, Huis voor Beweging, werd de diepte ingegaan. De kern van het verhaal: om vrijwilligers te binden moet je weten wie je als vereniging of stichting bent of wilt zijn. Wat zijn je kernwaarden? En waarom is het leuk en nuttig om kostbare vrije tijd te besteden bij jouw vereniging? Aan welke missie dragen mensen bij? Tijdens de sessie bleek al snel dat dit lastige vraagstukken zijn. Werk aan de winkel dus. En wat bleek gelukkig nog meer.. Het hebben van succes, zit hem vaak in de kleine dingen. 

Basisprincipes
Alleen als je weet waar je als vereniging voor staat kun je mensen enthousiasmeren iets te gaan doen voor je vereniging. De visie is een belangrijk vertrekpunt. Bij het opstellen van een visie geef je antwoord op de volgende vragen: Hoe gaan we binnen onze vereniging met onze leden en vrijwilligers om, wat zijn onze normen en waarden? Wat is ons doel? Is gezelligheid en verenigen het grootste belang of gaat het om prestatie? En trekken we ‘prestatie’ ook door naar vrijwilligersbeleid? Om op deze vragen antwoord te geven gingen wij bij vv Diepenheim in gesprek met onze leden en bestuursleden. Tijdens een interactieve workshop kwamen deze vragen aan bod en gingen we met elkaar in gesprek. Dit is vervolgens weer getoetst bij de leden. 

En als je aan de slag gaat met je vrijwilligersbeleid is het ook belangrijk dat je inzichtelijk maakt welke functies er zijn en welke takenpakketten daarbij horen. Mensen willen graag weten waar ze aan toe zijn en welke ruimte ze krijgen. 

5 B’s
Diverse kennisinstituten hanteren voor het opstellen van vrijwilligersbeleid het 5B model. Dit model gaat in op het binnenhalen, begeleiden, behouden, belonen en beëindigen van vrijwilligers. Movisie heeft een interessant boek geschreven over vrijwilligers: werken met vrijwilligers: een uitdagende job.

Binnenhalen
Je kunt starten met het werven van vrijwilligers zodra je weet welke vacatures en functies er zijn. Breng vervolgens in kaart welke competenties mensen nodig hebben om een bepaalde functie te vervullen en werf gericht. Spreek daarbij iemand zijn kwaliteiten aan; schiet niet met hagel maar gericht. 

Begeleiden
Het begeleiden van vrijwilligers is van cruciaal belang om vrijwilligers tevreden en aangehaakt te houden. Belangrijk is dat vrijwilligers goed worden ingewerkt. Inwerken doe je niet door een handboek te overhandigen, maar door persoonlijke begeleiding. Bij vragen of onvrede moet een vrijwilliger terecht kunnen bij een aanspreekpunt. Het regelmatig inplannen van een evaluatie is ook van belang.

Belonen
Vrijwilligers worden in principe niet betaald. Ze worden op een andere manier beloond. Ontdek wat de motieven zijn van jouw vrijwilligers en speel daar op in. Wil iemand ervaring opdoen of juist nieuwe mensen ontmoeten? Als je weet wat de motieven zijn, dan kun je daar op inspelen. Door bijvoorbeeld een referentie te geven, feestavond te organiseren of specifieke trainingen aan te bieden. 

Behouden
De concurrentie met andere vrijetijdsbesteding is groot. Dat vrijwilligers blijven is dus ook niet vanzelfsprekend. Om ze te behouden is het belangrijk vinger aan de pols te houden. Check daarom regelmatig of mensen nog tevreden zijn of andere wensen hebben.  

Beëindigen 
Het is heel vervelend als iemand besluit te stoppen met vrijwilligerswerk. Beschouw deze mensen als je belangrijkste ambassadeurs en sluit daarom goed af. Als een vrijwilliger aangeeft te stoppen is het belangrijk te achterhalen wat de reden daarvan is. Misschien zijn er zaken niet goed georganiseerd en kun je dit oppakken zodat je andere vrijwilligers betrokken houdt. En vraag iemand die vertrekt ook altijd of hij de vervanger wil inwerken.  

Conclusie 
Dé oplossing bestaat helaas niet. Het klinkt allemaal vrij simpel, maar vaak blijkt dit niet vanzelfsprekend te zijn. Bovenstaande punten kunnen je helpen, maar zorg en (continue) aandacht zijn van cruciaal belang bij het succesvol werken met vrijwilligers. En zit daar niet juist de crux?