Noodwet digitaal vergaderen bij verenigingen aangenomen

In deze periode van het jaar staan veel algemene (leden)vergaderingen gepland om daarin – onder meer – de jaarstukken goed te keuren. Omdat als gevolg van de coronamaatregelen fysiek vergaderen met grotere aantallen deelnemers niet mogelijk is, levert dat bij veel verenigingen problemen op. Daarom is er een noodwet inwerking getreden die het tijdelijk mogelijk maakt om via elektronische middelen te vergaderen. De noodwet zal gelden tot in ieder geval 1 september 2020.

In de noodwet staat dat het bestuur van de vereniging kan beslissen om een vergadering te houden die uitsluitend via livestream te volgen is. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:

• De algemene ledenvergadering is via livestream voor de leden te volgen.
• De leden hebben tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering de tijd om schriftelijk of elektronisch (bijv. via e-mail) vragen te stellen over onderwerpen die op de agenda staan. De vragen worden uiterlijk tijdens de vergadering behandeld.
• De leden moeten tijdens de vergadering via livestream vragen kunnen stellen, tenzij dit echt niet mogelijk is. De voorzitter van de vergadering zal dit beoordelen.

Het bestuur van de vereniging kan ook bepalen dat de leden via een elektronisch communicatiemiddel (bijv. via e-mail) hun stem kunnen uitoefenen.

Tot slot kan het bestuur op grond van de noodwet de termijn voor het vaststellen van de jaarstukken met 4 maanden verlengen. Dit geeft veel verenigingen wat lucht in deze coronatijd. 4 maanden verlenging houdt in dat de termijn waarop stukken goed moeten zijn gekeurd 10 maanden na het boekjaar is.

Een ALV waarbij de leden geen toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, de regels schrijven voor dat:

1. de ALV elektronisch voor leden is te volgen;
2. leden tot 72 uur tevoren vragen schriftelijk of elektronisch kunnen indienen; 
3. vragen uiterlijk tijdens ALV beantwoord worden en op website geplaatst of via elektronisch communicatiemiddel (als dat niet lukt: geen gevolgen);
4. het bestuur ook tijdens ALV nog nadere vragen probeert te beantwoorden (als dat niet lukt: geen gevolgen);
5. de stemgerechtigden identificeerbaar moeten zijn;
6. het bestuur kan bepalen dat ook voorafgaand aan ALV elektronisch gestemd kan worden.

Het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse ALV moet worden gehouden (6 maanden na einde boekjaar) met vier maanden wordt verlengd; Doordat aan de noodwet terugwerkende kracht wordt verleend, zal de wet ook gelden voor alv’s die tijdens de corona-crisis in aangepaste vorm al gehouden zijn; De noodwet is tijdelijk, en beoogt de periode waarin de corona-maatregelen van kracht zijn, te bestrijken.