Deze vijf conclusies uit de vitaliteitsscans helpen accommodatiebesturen met het zetten van stappen

Vanuit de regeling Vitale en Gezonde Samenleving konden besturen van ontmoetingscentra externe expertise inhuren om samen met hen te kijken naar de stand van zaken van hun accommodatie en te kijken waar ruimte is voor verbetering. Van deze mogelijkheid is flink gebruik gemaakt. Meer dan 40 accommodaties, van klein tot groot en verspreid over de hele provincie hebben een vitaliteitsscan gedaan. Zo’n scan helpt accommodaties stappen zetten richting een gezonde toekomst.

Veel accommodaties gaven aan dat ze het waardevol vonden om iemand van buiten mee te laten kijken. Nu het grootste deel van de scans is uitgevoerd, zijn de resultaten van de scans naast elkaar gelegd. Wat valt op? Op welk vlak kunnen besturen van elkaar leren en welke tips zijn er voor besturen van accommodaties? Het Atelier Maatschappelijk Vastgoed zet de belangrijkste punten voor je op een rij.

Vijf conclusies met snelle tips

• De basis onder het succesvol exploiteren van een accommodatie is het duidelijk in beeld brengen en houden van de lokale behoefte. Besturen doen goed hun best, maar er liggen bijna overal kansen om te verbeteren. De relatie met gebruikers is vaak goed. Uit de scans kunnen we concluderen dat een kleinere gemeenschap de wensen van de inwoners vaak beter in beeld heeft. De belangrijkste tip: “Ga in gesprek met gebruikers en de inwoners van het dorp/ buurt”. Vul niet zelf in wat je denkt dat mensen willen.

• Besturen zijn op dit moment over het algemeen compleet en betrokken. De meeste besturen bestaan uit competente mensen. Het vinden van nieuwe vrijwilligers voor bestuursfuncties is echter lastig en is op veel plekken een punt van aandacht. Wat opvalt, is dat er pas een vacature wordt opgesteld als een plek vrijkomt. Een bestuur heeft een rooster van aftreden. Als je een jaar voor de einddatum weet of iemand doorgaat of niet, kan je werving van een nieuw bestuurslid starten. Door de warme overdracht loopt alles netjes door. Vaak vinden nieuwe vrijwilligers het ook fijner om niet gelijk alle verantwoordelijkheden te krijgen.

• Op veel plekken is behoefte aan een duidelijke missie en visie op het beheer van de accommodatie en de plek van de accommodatie in de gemeenschap. Dit is lang niet overal helder geformuleerd. Een missie en visie maak je door samen na te denken over waarom het belangrijk is dat de accommodatie er is, welke rol je als bestuur wilt vervullen, voor wie je dat doet en welke prioriteiten en acties daarbij horen. Toets deze opbrengst bij inwoners en gebruikers.

• Besturen vinden het lastig om een goede relatie op te bouwen met de gemeente, zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau. Het is raadzaam om hier tijd in te investeren. Naast draagvlak bij inwoners is het ook belangrijk dat er draagvlak voor de accommodatie is bij de gemeente. Dat maakt het makkelijker om duidelijk te maken hoe belangrijk het is om samen met de gemeente te werken aan de toekomstbestendigheid van de accommodatie, waaronder het vaststellen van doelen en eventuele subsidies. Zo kan er bijvoorbeeld samen gewerkt worden aan het bieden van ruimte voor een inloopspreekuur voor WMO vragen.  

• In de programmering ontbreken het vaakst activiteiten voor de doelgroep tussen de 15 en 55 jaar. Dit heeft ook gevolgen voor de betrokkenheid van deze doelgroep bij de accommodatie en de activiteiten in het dorp. En niet te vergeten voor het aantrekken van vrijwilligers. Wil je hiermee aan de slag? Benader mensen uit de doelgroep en vraag hen mee te denken over het aanbod. Wie weet beter wat er gewenst wordt door de doelgroep dan de doelgroep zelf. Starten met een kleine groep is prima. Hierbij is het waardevol de doelgroep zelf op te zoeken, ga bijvoorbeeld bij hen langs in de keet of bij de (voetbal)training. Hen uitnodigen in de accommodatie zelf kan drempelverhogend werken.

De vitaliteitsscan

Met de vitaliteitsscan brengt een adviseur tijdens een bezoek in kaart hoe een accommodatie ervoor staat. Wat is je missie en visie? Hoe zit het met de bezetting van ruimtes en vrijwilligers? Hoe gaat het met de financiën? Wat is de plek van de accommodatie is de gemeenschap? Alles komt aan bod. Op basis van het bezoek waarin wordt gesproken met het bestuur maakt de adviseur een advies én een beknopt plan van aanpak voor de eerste acties die nodig zijn. Kortom, een professionele kijk op de bedrijfsvoering én hulp binnen handbereik. 

Wil je meer weten over de vitaliteitsscans? Neem contact op met Thijs Elderink of Marcel Dahoe van www.ateliermaatschappelijkvastgoed.nl.